Phòng tổng hợp

1. Chức năng:

- Tham mưu và giúp lãnh đạo thực hiện công tác tổ chức, cán bộ;

- Bảo vệ chính trị nội bộ;

- Đảm nhiệm công tác hành chính - tổng hợp, văn thư - lưu trữ;

- Phụ trách công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật;

- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát, pháp chế theo quy định hiện hành;

- Quản lý công tác bảo vệ, vệ sinh và tổ xe.

- Công tác tài chính kinh tế, hoạch toán sản xuất kinh doanh.

2. Nhiệm vụ:

a. Về công tác tổ chức, nhân sự

- Xây dựng tổ chức bộ máy hoạt động của cơ quan theo quy định của Nhà nước, phù hợp với tình hình phát triển chung của đơn vị;

- Quy hoạch, phát triển đội ngũ cán bộ công nhân viên theo từng giai đoạn trung hạn, dài hạn. Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán bộ, công nhân viên phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng bộ phận;

- Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, phòng, ban;

- Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch và sổ Bảo hiểm xã hội của cán bộ, viên chức và hợp đồng lao động;

- Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, công nhân viên như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và phụ cấp khác theo qui định của Nhà nước;

- Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.

- Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.

b. Công tác hành chính, tổng hợp

- Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của cơ quan theo từng giai đoạn: tháng, quý, năm;

- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp văn thư, lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu. Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành chính, văn thư, lưu trữ. Chỉ đạo nghiệp vụ hành chính, văn thư lưu trữ đối với cán bộ làm công tác văn thư, văn phòng các đơn vị trực thuộc;

- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng hợp thông tin. Xử lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của  phòng;

- Đối ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng hợp các thông tin từ bên ngoài đến công ty. Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình;

- Tổ chức hội nghị và các buổi khánh tiết của công ty;  

- Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu vực văn phòng và công cộng.

- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn đơn vị theo quy chế;

- Bảo vệ tài sản đơn vị và tài sản người lao động trong địa phận công ty.

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự  trị an trong toàn đơn vị.

- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa hoạn.

- Quản lý nhân lực thực hiện theo luật nghĩa vụ quân sự;

- Tổ chức in ấn, phô tô, đóng gói xuất bản hồ sơ;

- Quản lý, bảo trì, bảo dưỡng định kỳ, đột xuất các máy móc trang thiết bị như: máy tính, máy in các loại, máy phôtô copy, máy chiếu, máy quét, internet, mạng nội bộ, hệ thống camera... trong cơ quan theo quy định;

- Thẩm định thể thức văn bản của các đơn vị soạn thảo trước khi trình lãnh đạo ký;

- Điều hành và quản lý phương tiện đi lại phục vụ các hoạt động của cơ quan.

- Thực hiện và quản lý công tác thi đua, khen thưởng tập thể và cá nhân theo quy định hiện hành;

- Xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng cho từng giai đoạn.

d. Công tác Kế toán tài vụ.

- Thực hiện công tác kế toán thống kê theo quy định hiện hành của nhà nước quản lý kho, quỹ cho đơn vị;

- Lập kế hoạch tài chính hàng năm, lập phiếu giá thanh toán khi có nghiệm thu ký kết hợp đồng, thực hiện các thủ tục nghiệm thu thanh quyết toán, thu hồi công nợ đối với các đơn vị có liên quan;

- Phối hợp với bộ phận kế hoạch tìm hiểu nguồn vốn tư vấn giúp chủ đầu tư phân khai vốn;

- Nghiệm thu khối lượng và kinh phí nội bộ để thanh toán lương cho người lao động;

- Hướng dẫn các bộ phận của Viện hoàn thiện hồ sơ, chứng từ thanh toán theo quy định, thanh toán tiền lương sản phẩm và các khoản chế độ khác theo quy chế của đơn vị.

- Quản lý tài sản của đơn vị;

e. Các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo viện giao.

3. Biên chế: Không quá 09 người

- Có bằng cấp trình độ phù hợp với chức năng nhiệm vụ công việc được giao.

- Trong đó có 01 Trưởng phòng kiêm kế toán trưởng, không quá 02 phó phòng và không quá 05 cán bộ làm công tác kế toán, thủ quỹ, công tác lưu trữ hồ sơ, in ấn xuất bản hồ sơ, công nghê thông tin và 01 lái xe.